Dlaczego warto zadbać o prawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych?
- Lepsza kontrola nad zebranymi aktami
Im większa skala działania firmy, tym więcej dokumentów w obiegu. Chaos w przechowywanej dokumentacji to przestoje, utrudnione wykonywanie codziennych obowiązków oraz stała irytacja. W takich środowisku bardzo łatwo o nieprawidłowości dotyczące ochrony danych osobowych. Jeśli każdy rodzaj akt nie ma odpowiedniego, jasno przydzielonego miejsca, trudno zapobiec sytuacjom takim jak zawieruszenia. Jeśli już jakiś dokument się zagubi, na skutek złej organizacji, nie będziemy w stanie szybko rozpoznać, że taka sytuacja miała miejsce.
- Zwiększone bezpieczeństwo
Odpowiednie procedury i sprawdzona infrastruktura sprawią, że drastycznie obniżamy, albo całkowicie wykluczamy ryzyko wycieku danych. W efekcie nie musimy martwić się ani ewentualnymi stratami wizerunkowymi, ani wysokimi grzywnami, czyli dwoma największymi problemami, które wiążą się z niewłaściwą ochroną danych osobowych swoich klientów.
- Lepsza komunikacja z klientem
Odpowiednie przechowywanie dokumentów zwiększa kwestie bezpieczeństwa, ale jeśli dodatkowo zadbamy o uporządkowanie akt, czyli o archiwizację, wpływamy na jakość kontaktu z naszymi klientami. Czasem trzeba powołać się na jakiś zapis w umowie lub przesłać kontrahentowi, lub partnerowi elektroniczną wersję dokumentu, bo akurat o to nas prosi. Jeśli będziemy z tym zwlekać, może to negatywnie wpłynąć na nasz wizerunek, a w skrajnych przypadkach prowadzić nawet do tego, że klient rozwiąże z nami umowę.
Jak zwiększyć bezpieczeństwo przechowywania dokumentów?
Bezpieczne przechowanie dokumentów poprzedzone musi być rzetelną analizą ryzyka. RODO nie precyzuje, jakich środków powinniśmy konkretnie użyć, aby ochronić akta przed nieupoważnionym dostępem. To bardzo indywidualne sprawy, toteż przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę uwarunkowania, jakie wiążą się konkretnie jego działalnością. W których momentach istnieje największe ryzyko potencjalnego ujawnienia informacji? Jakie są wyzwania związane z używaną infrastrukturą? Na takie i podobne pytania należy odpowiedzieć i na tej podstawie sformułować procedury dopasowane do potrzeb i wyzwań związanych z działalnością konkretnego przedsiębiorstwa.
Taka ocena ryzyka powinna być kompleksowa i możliwie jak najbardziej precyzyjna. Niestety, nawet jeśli przeprowadzimy ją we właściwy sposób, nie gwarantuje to wcale, że będziemy w stanie zapewnić odpowiedni poziom ochrony aktom. Każda firma boryka się bowiem z określonymi ograniczeniami. Mogą to być ograniczenia natury finansowej, np. niedostateczny budżet na infrastrukturę zabezpieczającą. Zdarza się, że przeszkodę stanowi charakter nieruchomości. Niektóre firmy dysponują małą przestrzenią, co powoduje, że przechowywanie większej ilości dokumentów staje się dość problematyczne. W innych przypadkach problem ma nieco odmienny charakter; polega na tym, że mogą występować konstrukcyjne trudności w zapewnieniu np. ochrony przeciwpowodziowej.
Przechowywanie dokumentów poza firmą
Firmy, które po analizie ryzyka stwierdzają, że nie są w stanie zapewnić dokumentacji należytej ochrony, mogą skorzystać z pomocy takich przedsiębiorstw, jak np. Rhenus. https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/. Z ich wsparcia korzystają również biznesy, które mogą wprowadzić u siebie zmiany zmniejszające ryzyko, ale albo nie chcą inwestować pieniędzy w takie działania, albo po prostu brakuje im czasu. We wszystkich tych przypadkach wyspecjalizowany usługodawca może znacznie odciążyć przedsiębiorcę z obowiązku bezpiecznego przechowywania dokumentów. Dodatkowo taka pomoc oznacza często również możliwość archiwizacji, czyli rzetelnego uporządkowania akt.