Można zauważyć, że największe przedsiębiorstwa mają umiejscowione swoje biura w najdroższych i najlepszych miejscach, blisko centrum, odpowiednio skomunikowanych. To dla kontrahentów wyraźny znak, że firma liczy się na rynku.
Jak można się łatwo domyśleć biura w takiej lokalizacji generują bardzo wysokie koszty. Zakup powierzchni biurowej w najlepszych miejscach, czy też jej wynajęcie to koszt, który przekracza możliwości większości firm znajdujących się na polskim rynku. A to początek kosztów, gdyż doliczyć trzeba czynsz za biuro, koszty jego wyposażenia, czy też zatrudnienia osób do obsługi tego biura. Jest jednak możliwość, by przy niewielkich kosztach móc zarejestrować swoją firmę w bardzo atrakcyjnym miejscu. Taka możliwość istnieje dzięki usłudze wirtualnego biura.
Instytucja biura wirtualnego pozwala na zarejestrowanie swojej firmy bez konieczności wynajmowania czy kupowania fizycznej przestrzeni biurowej. Firma korzystająca z takiej usługi zdobywa prestiżowy adres, a także liczne dodatkowe usługi świadczone przez wynajmującego. Wynajem biura wirtualnego jest bardzo popularny pośród małych i średnich przedsiębiorstw, szczególnie tych, które do swojej działalności nie potrzebują fizycznej przestrzeni do kontaktów ze swoimi kontrahentami, pracują w zaciszu swoich domowych pieleszy, lub tez chcą zachować daleko posuniętą anonimowość, przy jednoczesnym posiadaniu bardzo atrakcyjnego adresu swojej firmy.
Biuro wirtualne można wynająć w większości dużych miast, w najlepszych ich lokalizacji. Przykładem może być toruńskie biuro wirtualne, będące własnością toruńskiej firmy Pollyart. Biuro jest położone przy ulicy Mickiewicza 11, w bardzo atrakcyjnej lokalizacji, w pobliżu toruńskiej starówki. Pod tym adresem znajduje się zabytkowa kamienica, co podnosi prestiż oferowanego adresu. Oczywiści w ramach wynajmowania wirtualnego biura, Pollyart oferuje szereg dodatkowych usług, związanych z jego prowadzeniem. Pracownicy firmy Pollyart zapewniają nie tylko profesjonalną pomoc w prowadzeniu biura, ale również oferują możliwość wynajęcia sali konferencyjne, gdzie można przyjąć kontrahentów, spotkać się z kontrolującymi urzędnikami, czy też po prostu przeprowadzić szkolenia, wideokonferencję. Bardzo ważne jest to, że Pollyart jest właścicielem pomieszczeń, gdzie znajduje się agencja i pod którym można zarejestrować firmę. Nie ma więc obaw, że umowa wynajęcia biura wirtualnego zostanie nagle zerwana, bo firmie wynajmującej ktoś z kolei wypowiedział umowę. Pollyart swoim klientom oferuje trzy abonamenty, które określają zakres podejmowanych przez firmę czynności. Jednakże dla każdego przedsiębiorstwa, który w agencji wynajmie biuro wirtualne, pracownicy biura przygotują wizytówkę Google. Dzięki tej usłudze nowopowstała firma będzie widoczna nie tylko w wyszukiwarce Google, ale również w usłudze Google+. Taka usługa będzie budowała zaufanie wśród klientów, gdyż jak wskazują badania, znakomita większość potencjalnych klientów szuka informacji o kontrahentach w sieci. Dla nich firmy, których nie ma w sieci, nie istnieją.
Wynajęcie biura wirtualnego przynosi dla firm same pozytywy. Pozwala na oszczędności związane z brakiem fizycznego biura, a co za tym idzie kosztów jego utrzymania i prowadzenia. po drugie pozwala nawet niewielkiej formie rejestrację w bardzo atrakcyjnej lokalizacji co już na starcie pozwala na podniesienie prestiżu firmy. Kolejnym plusem jest elastyczność działania - można prowadzić firmę z każdego miejsca, a cała poczta będzie trafiać na wskazany adres, lub też bezpośrednio na skrzynkę mailowa firmy. Ponadto trudno nie docenić również anonimowości, jaką zapewnia wynajmowanie biura wirtualnego. Trudno doszukać się z kolei minusów korzystania z takiej usługi, bo takiej nie ma.